Bediening oproepen via QR-code: van scan tot afgehandeld verzoek

Een gast die wil afrekenen of iets mist, probeert meestal eerst oogcontact te maken. Via een QR-code kan die behoefte aan de juiste tafel worden gekoppeld en vanzelf in het dashboard verschijnen. De medewerker ziet niet alleen dát iemand hulp vraagt, maar ook welk verzoek is gekozen.

Onderstaand proces laat zien wat er gebeurt vanaf het scannen tot het afronden van een verzoek. Het gaat hier bewust om tafelservice, niet om de digitale menukaart of het bestelproces.

Van scan tot afgehandeld verzoek in zes stappen

1. De gast scant de tafelcode. De gastpagina opent in de browser. Er is geen app, installatie of account nodig.
2. De juiste tafel is al bekend. De code is gekoppeld aan een tafel, ruimte of vestiging. De gast hoeft daardoor niet zelf een tafelnummer op te zoeken.
3. De gast kiest wat nodig is. Dat kan een algemeen verzoek zijn, afrekenen of een verzoektype dat de zaak zelf heeft ingericht.
4. Het verzoek verschijnt automatisch. Op het dashboard komt een kaart bij de betreffende tafel te staan. Medewerkers hoeven de pagina niet handmatig te vernieuwen.
5. Een medewerker pakt het verzoek op. De status verandert van open naar onderweg. De gast ziet dat er iemand komt.
6. Het verzoek wordt afgerond. De status gaat naar klaar. Afhankelijk van de inrichting kan daarna snelle hulp, een schoonmaaktaak of een tevredenheidsvraag volgen.

De zaak bepaalt welke verzoeken gasten zien

Verzoektypen zijn niet beperkt tot een vaste lijst. Een zaak kan zelf labels maken voor de gast en voor de bediening. Denk aan afrekenen, bestek, een kinderstoel of de rekening splitsen. Een terras kan andere verzoeken tonen dan de zaal.

Binnen een verzoek kan een vervolgvraag staan, bijvoorbeeld pin of contant. Ook kan een korte vrije toelichting worden toegestaan. De standaard maximale lengte daarvan is 80 tekens, zodat een verzoek op een druk dashboard leesbaar blijft.

Aanpassen en annuleren kan zolang niemand onderweg is

Een gast kan een eigen verzoek wijzigen of intrekken zolang het nog openstaat. Zodra een medewerker het verzoek heeft opgepakt en onderweg is, wordt aanpassen geblokkeerd. Dat voorkomt dat iemand met de pinapparaat of het gevraagde bestek door de zaak loopt terwijl de opdracht intussen verandert.

Per tafel kan maar één open verzoek tegelijk bestaan. Daardoor levert meerdere keren op dezelfde knop drukken geen stapel dubbele kaarten in het dashboard op.

Wat ziet de gast tijdens het wachten?

De gastpagina toont dat het verzoek is ontvangen en wanneer het is opgepakt. De zaak kan de vaste gastteksten per taal zelf formuleren. Ook geluid bij het oppakken kan worden ingeschakeld. Pushmeldingen zijn beschikbaar als aparte functie, zodat de gast bij een opgepakt verzoek niet voortdurend naar de pagina hoeft te kijken.

Snelle hulp nadat eten is gebracht

Sommige verzoeken kunnen nauwelijks wachten. Wanneer eten op tafel staat maar bestek, saus, zout, peper of servetten ontbreken, telt iedere minuut anders dan bij een algemeen serviceverzoek.

Een uitserveermoment kan daarom tijdelijke snelle-hulpknoppen activeren. Een medewerker kan deze mogelijkheid ook handmatig voor een tafel aanzetten; de knoppen blijven dan twaalf minuten beschikbaar en verdwijnen daarna vanzelf.

Taal van de gast en taal van de medewerker staan los van elkaar

De gastpagina kan aansluiten op de taalinstelling van de telefoon. Nederlands, Engels en Duits zijn beschikbaar. De medewerker kiest daarnaast een eigen dashboardtaal. Een Duitse gast kan dus een Duitstalige gastpagina gebruiken terwijl de bediening in het Nederlands werkt.

Zelf ingevoerde verzoeknamen, keuzes en bevestigingsteksten worden per taal ingevuld. Een vrije toelichting blijft vanzelfsprekend de tekst die de gast zelf heeft geschreven.

Wat gebeurt er na afronding?

Een afgerond verzoek kan verschillende vervolgstappen hebben. Afrekenen kan bijvoorbeeld automatisch een schoonmaaktaak voor de tafel aanmaken. Bij geselecteerde verzoektypen kan een tevredenheidsvraag volgen. Een medewerker kan zo’n feedbackmoment ook handmatig starten.

Snelle hulp en feedback hebben een ander doel. Snelle hulp is bedoeld voor een concreet verzoek dat snel moet worden opgelost. Feedback vraagt hoe de gast een moment of het bezoek heeft ervaren. De volledige feedbackroute staat in Interne gastfeedback in de horeca.

Veelgestelde vragen

Heeft de gast een app nodig?

Nee. De gastpagina opent in de browser en vraagt geen account.

Kan een verzoek worden aangepast?

Ja, zolang het verzoek nog openstaat. Zodra een medewerker het heeft opgepakt, kan het niet meer worden gewijzigd of geannuleerd.

Kan een gast meerdere verzoeken tegelijk versturen?

Per tafel kan één open verzoek tegelijk bestaan. Dat bewaart het overzicht en voorkomt dubbele meldingen.

Kan ieder terras andere verzoekknoppen krijgen?

Ja. Verzoektypen kunnen op organisatie-, vestigings- en ruimteniveau worden ingericht.